Niet de CIO, niet de informatiemanager, maar het afdelingshoofd functioneel beheer is degene waar alles om draait!

In het negenvlaksmodel van Rick Maes worden de middelste rij en de middelste kolom als het belangrijkste beschouwd bij Business-IT-Alignment.

• De middelste kolom betreft het domein van business-informatiemanagement, de functie die verantwoordelijk is voor het laten aansluiten van hetgeen door IT geleverd wordt op de wensen en eisen van de business.
• De middelste rij structureert de organisatie; laat de processen over de domeinen van business, IV en IT op elkaar aansluiten en vertaalt strategie naar uitvoering.

Het middelste blok in het negenvlaksmodel bevat de tactische BiSL-processen: financieel management, behoeftenmanagement, contractmanagement en planning & control. En deels het wijzigingenbeheer, dat zorgt voor budgetten voor en besluitvorming over wijzigingen.

Vaak wordt als een soort automatisme dit middelste blok toegekend aan het afdelingshoofd functioneel beheer. De CIO en/of informatiemanager is verantwoordelijk voor het strategisch niveau. Functioneel beheer is verantwoordelijk voor het operationeel niveau. Functioneel beheer moet worden aangestuurd en krijgt een afdelingshoofd. Het afdelingshoofd is “dus” verantwoordelijk voor het tactisch niveau.

Daarbij wordt vaak voorbijgegaan aan het belang van deze spilfunctie. De functie afdelingshoofd heeft hierdoor veel meer inhoud dan alleen maar het aansturen van een functioneel beheer team. Het afdelingshoofd functioneel beheer wordt geacht, vaak zonder dat dit expliciet is gemaakt, business-, IV- en IT-processen op elkaar aan te laten sluiten. En IV-strategie te vertalen naar IV-tactiek (besluiten, budgetten, contracten, planningen) en IV-operatie (zoals functioneel beheer jaarplannen). En daarnaast moet het afdelingshoofd functioneel beheer ook nog eens peoplemanager, facilitator, mensontwikkeldeskundige en operationeel vraagbaak zijn. En de escalaties naar leveranciers in goede banen leiden. En klachten van de business afhandelen. En……….

In de functieprofielen voor het afdelingshoofd functioneel beheer die ik regelmatig langs zie komen, zie ik dat allemaal zelden terug. Meestal wordt er gevraagd om competenties gericht op het aansturen van een operationele afdeling, aangevuld met communicatieve vaardigheden en competenties op het gebied van stakeholdermanagement. Het is een begin, maar het is niet genoeg.

Recht doen aan het belang van deze spilfunctie in het geheel van business-IT-alignment, begint met erkennen dat het geheel aan verantwoordelijkheden dat verzameld is in dit centrale blokje teveel is voor één persoon; een schaap heeft echt niet meer dan vier poten!

Structureren en delegeren dus. Creëer rollen (zoals: contractmanager, planner, financieel specialist) en ken deze toe aan medewerkers met de juiste competenties. Stem het functieprofiel van het afdelingshoofd functioneel beheer af op een realistische verwachting en geef hem/haar de middelen en mensen om te kunnen delegeren. Zodat het afdelingshoofd zich kan concentreren op de eigen kerntaak: het aansturen van professionals.